Intranätet alla hatar (men ingen kan ersätta)
Du vet det.
Det byggdes 2015. Kanske 2010. Det körs på SharePoint, eller Confluence, eller något custom-system som utvecklaren som byggde det har lämnat för länge sedan.
Alla klagar på det. Att hitta något tar evigheter. Söken är värdelös. Dokument är begravda 5 mappar djupt.
Men att ersätta det? Det är ett 5-miljonersprojekt och 2 år av smärta.
Här är goda nyheter: du behöver inte ersätta det.
Läs mer om hur du samlar intern information med AI för relaterad guide.
Det tredje alternativet: AI som en bättre ytterdörr
Du har tre val:
Alternativ 1: Lev med smärtan (vad du gör nu)
- Dålig sökfunktion
- Svårt att hitta information
- Förlorad produktivitet
Alternativ 2: Fullt ersättningsprojekt (dyrt, riskfyllt, 18+ månader)
- 5-10 miljoner kr
- 18-24 månader
- Hög risk
- Störningar i verksamheten
Alternativ 3: Lägg till ett AI-lager som gör ditt befintliga intranät faktiskt användbart
- Ingen ersättning behövs
- Snabb implementation (2-4 veckor)
- Låg risk
- Hög ROI
Alternativ 3 är vad jag vill prata om.
Vad "AI-lager" faktiskt betyder
Föreställ dig detta:
Din anställd frågar: "Vad är vår föräldraledighetspolicy?"
Gamla sättet:
- Öppna intranätet
- Prova söken (misslyckas)
- Navigera: HR → Policyer → Förmåner → Familj → Föräldraledighet
- Hitta 3 dokument, osäker på vilken som är aktuell
- Läs igenom för att hitta svaret
- Total tid: 15 minuter
Med AI:
- "Vad är vår föräldraledighetspolicy?"
- "Anställda får 6 månaders betald ledighet. Här är hela policyn: [länk]"
- Total tid: 30 sekunder
AI:n läser era befintliga dokument. Den vet vad som finns i dem. Den svarar på frågor på naturligt språk.
Ert intranät förblir exakt samma. AI gör det bara tillgängligt.
Vad modern AI faktiskt kan göra med legacy-system
1. Naturligt språksök
Inte nyckelordsmatchning. Riktig förståelse.
Exempel:
- "Vem kontaktar jag om utlägg?" → Svar + kontaktinfo + relevanta formulär
- "Vad är processen för att begära ledighet?" → Steg-för-steg-svar
- "Var är de senaste varumärkesriktlinjerna?" → Direktlänk till aktuellt dokument
Varför det fungerar:
- AI förstår intentionen
- Behöver inte exakt filnamn
- Hittar information oavsett formulering
2. Svarar på frågor från dokument
AI läser era PDF:er, Word-dokument, wikis och sidor.
Exempel:
- "Vad är vår rabattpolicy för företagskunder?" → Drar svaret från säljhandboken
- "Vilken mjukvara använder vi för X?" → Svarar från IT-dokumentation
- "Hur sätter jag upp VPN?" → Steg-för-steg från IT-guider
Varför det fungerar:
- AI läser och förstår innehåll
- Kan svara på frågor från dokument
- Ger källhänvisningar
3. Surfar upp relaterad information
AI förstår kontext.
Exempel:
Tittar på en projektbrief? AI föreslår:
- Relaterade mallar
- Tidigare liknande projekt
- Relevanta kontakter
- Relaterade dokument
Varför det fungerar:
- AI förstår relationer
- Kan hitta relaterad information
- Föreslår relevanta resurser
4. Flerkällssvar
Er information är spridd över SharePoint, Confluence, Google Drive och den där wikin ingen minns.
AI söker alla. En fråga, fullständigt svar.
Exempel:
- "Vad är vår policy för hemarbete?" → Hittar i SharePoint, Google Drive, e-post
- "Vem är ansvarig för projekt X?" → Hittar i projekthanteringsverktyg, e-post, dokument
Hur det fungerar tekniskt (enkel version)
Steg 1: Koppla till era system
Vi kopplar till:
- SharePoint / Microsoft 365
- Confluence
- Google Workspace
- Filservrar
- Custom-databaser
- Vad ni än har
Vad som händer:
- Säker anslutning
- Indexering av innehåll
- Förståelse av struktur
Steg 2: Indexera ert innehåll
AI läser och förstår era dokument. Inte bara nyckelord – faktisk mening.
Vad som händer:
- AI läser alla dokument
- Förstår innehåll och kontext
- Indexerar för snabb sökning
Steg 3: Deploya gränssnittet
Alternativ:
- Chattwidget på ert intranät
- Fristående sida
- Microsoft Teams-integration
- Slack-integration
- Alla ovanstående
Vad som händer:
- AI blir tillgänglig där anställda arbetar
- Enkel användning
- Ingen störning i arbetsflöde
Steg 4: Anställda ställer frågor
De skriver naturligt. AI svarar. Med källor.
Vad som händer:
- Anställda frågar naturligt
- AI svarar med källor
- Verifiering möjlig
Vad som inte ändras:
- Ert befintliga intranät förblir exakt som det är
- Er filstruktur förblir densamma
- Era behörigheter förblir desamma
- Er innehållshanteringsprocess förblir densamma
Tidslinje: 2-4 veckor för de flesta organisationer
Säkerhet och behörigheter (den viktiga biten)
Er data förblir säker:
- AI respekterar befintliga behörigheter
- Om du inte kan komma åt ett dokument visar AI inte info från det
- Ingen data skickas till tredje part för träning
- Kan deployas på er infrastruktur om det krävs
- Audit logs för alla frågor
Compliance täckt:
- GDPR-kompatibel
- Kan uppfylla finansiella tjänstkrav
- Sjukvård/NHS-kompatibel
- Myndighets-säkerhetsstandarder tillgängliga
Riktiga resultat från riktiga företag
Tillverkningsföretag (2 000 anställda)
Situation:
- Gammalt SharePoint-intranät
- Dålig sökfunktion
- Anställda klagade konstant
Efter AI:
- Tid att leta information: Ner 65%
- IT-supportärenden: Ner 40%
- Anställdnöjdhet med intranätet: Upp 50 NPS-poäng
ROI:
- Besparing: 1,5 miljoner kr/år
- Kostnad: 180 000 kr/år
- ROI: 733%
Konsultfirma (500 anställda)
Situation:
- Information spridd över flera system
- Långsam onboarding
- Många "var är X?" frågor
Efter AI:
- Onboarding-tid för nyanställda: Minskad med 2 veckor
- "Var hittar jag X?" frågor till kollegor: Ner 70%
- Policyefterlevnad: Förbättrad (folk hittar och läser faktiskt policyer)
ROI:
- Besparing: 800 000 kr/år
- Kostnad: 120 000 kr/år
- ROI: 567%
Detaljhandels huvudkontor (300 anställda)
Situation:
- Butikschefsfrågor till HK
- Långsam svarstid
- Duplicerat arbete
Efter AI:
- Butikschefsfrågor till HK: Ner 55%
- Tid att svara på rutinfrågor: Från timmar till sekunder
- HR-teamets admintid: Sparade 15 timmar/vecka
ROI:
- Besparing: 600 000 kr/år
- Kostnad: 100 000 kr/år
- ROI: 500%
Vad det inte fixar (ärlighetsavsnitt)
Föråldrad information
Om era dokument är från 2018 ger AI 2018-svar. Ni behöver fortfarande hålla innehåll uppdaterat.
Lösning:
- Uppdatera dokument regelbundet
- AI visar när dokument senast uppdaterades
- Varningar för föråldrad information
Saknad dokumentation
Om något inte är dokumenterat någonstans kan AI inte magiskt veta det. Men det KOMMER visa luckor.
Lösning:
- AI identifierar luckor
- Föreslår vad som behöver dokumenteras
- Hjälper prioritera dokumentation
Komplexa godkännandeflöden
AI kan förklara processen. Den kan inte ersätta era godkännandesystem.
Lösning:
- AI förklarar processen
- Länkar till godkännandesystem
- Guider genom flöden
Politiska/organisatoriska problem
Om ingen använder intranätet på grund av kultur hjälper AI men löser inte grundorsaken.
Lösning:
- AI gör intranätet mer användbart
- Ökar adoption
- Men kräver fortfarande kulturförändring
Kostnadsverkligheten
Vad ni betalar nu:
- Timmar av anställdas tid att leta efter saker
- Duplicerat arbete för att folk inte hittar befintliga resurser
- Felaktiga beslut från föråldrad information
- IT-support överväldigad av "var är X?" frågor
Kostnad:
- 2,5-7,5 miljoner kr/år i förlorad produktivitet (för 100-personers företag)
Vad AI kostar:
- Setup: Beror på komplexitet (ofta 50 000-200 000 kr)
- Löpande: Baserat på användning (ofta 5 000-20 000 kr/månad)
- Typisk range: 110 000-440 000 kr/år för medelstora företag
ROI-beräkning:
Om ni sparar varje anställd 30 minuter/vecka av letande...
- 200 anställda × 0,5 timmar × 250 kr/timme = 25 000 kr/vecka sparat
- Det är 1,3 miljoner kr/år i återvunnen produktivitet
ROI:
- Besparing: 1,3 miljoner kr/år
- Kostnad: 440 000 kr/år
- ROI: 195%
Är detta rätt för er?
Bra passning om:
- Ni har massor av dokumentation ingen hittar
- Anställda frågar ständigt "var hittar jag X?"
- Er sökfunktion är i princip värdelös
- Att ersätta ert intranät är inte praktiskt
- Ni vill ha snabba vinster utan stora IT-projekt
Kanske inte om:
- Ni har väldigt lite dokumenterat innehåll
- Ni är ett pyttelitet team (under 20 personer)
- Ni planerar redan en full ersättning
Kom igång
Vill du se hur det ser ut?
Vi kan visa demo med exempelinnehåll liknande ert.
Eller, om ni är bekväma, kan vi göra en proof-of-concept med ert faktiska intranät.
30-minuters samtal för att se om detta ger mening för er organisation.
Läs också mer om: