Intranätet alla hatar (men ingen kan ersätta)
Du vet det.
Det byggdes 2015. Kanske 2010. Det körs på SharePoint, eller Confluence, eller något custom-system som utvecklaren som byggde det har lämnat för länge sedan.
Alla klagar på det. Att hitta något tar evigheter. Söken är värdelös. Dokument är begravda 5 mappar djupt.
Men att ersätta det? Det är ett 5-miljonersprojekt och 2 år av smärta.
Här är goda nyheter: du behöver inte ersätta det.
Det tredje alternativet: AI som en bättre ytterdörr
Du har tre val:
Alternativ 1: Lev med smärtan (vad du gör nu)
Alternativ 2: Fullt ersättningsprojekt (dyrt, riskfyllt, 18+ månader)
Alternativ 3: Lägg till ett AI-lager som gör ditt befintliga intranät faktiskt användbart
Alternativ 3 är vad jag vill prata om.
Vad "AI-lager" faktiskt betyder
Föreställ dig detta:
Din anställd frågar: "Vad är vår föräldraledighetspolicy?"
Gamla sättet:
- Öppna intranätet
- Prova söken (misslyckas)
- Navigera: HR → Policyer → Förmåner → Familj → Föräldraledighet
- Hitta 3 dokument, osäker på vilken som är aktuell
- Läs igenom för att hitta svaret
- Total tid: 15 minuter
Med AI:
- "Vad är vår föräldraledighetspolicy?"
- "Anställda får 6 månaders betald ledighet. Här är hela policyn: [länk]"
- Total tid: 30 sekunder
AI:n läser era befintliga dokument. Den vet vad som finns i dem. Den svarar på frågor på naturligt språk.
Ert intranät förblir exakt samma. AI gör det bara tillgängligt.
Vad modern AI faktiskt kan göra med legacy-system
1. Naturligt språksök
Inte nyckelordsmatchning. Riktig förståelse.
"Vem kontaktar jag om utlägg?" → Svar + kontaktinfo + relevanta formulär
"Vad är processen för att begära ledighet?" → Steg-för-steg-svar
"Var är de senaste varumärkesriktlinjerna?" → Direktlänk till aktuellt dokument
2. Svarar på frågor från dokument
AI läser era PDF:er, Word-dokument, wikis och sidor.
"Vad är vår rabattpolicy för företagskunder?" → Drar svaret från säljhandboken
"Vilken mjukvara använder vi för X?" → Svarar från IT-dokumentation
"Hur sätter jag upp VPN?" → Steg-för-steg från IT-guider
3. Surfar upp relaterad information
AI förstår kontext.
Tittar på en projektbrief? AI föreslår relaterade mallar, tidigare liknande projekt, relevanta kontakter.
4. Flerkällssvar
Er information är spridd över SharePoint, Confluence, Google Drive och den där wikin ingen minns.
AI söker alla. En fråga, fullständigt svar.
Hur det fungerar tekniskt (enkel version)
Steg 1: Koppla till era system
Vi kopplar till:
- SharePoint / Microsoft 365
- Confluence
- Google Workspace
- Filservrar
- Custom-databaser
- Vad ni än har
Steg 2: Indexera ert innehåll
AI läser och förstår era dokument. Inte bara nyckelord – faktisk mening.
Steg 3: Deploya gränssnittet
Alternativ:
- Chattwidget på ert intranät
- Fristående sida
- Microsoft Teams-integration
- Slack-integration
- Alla ovanstående
Steg 4: Anställda ställer frågor
De skriver naturligt. AI svarar. Med källor.
Vad som inte ändras:
- Ert befintliga intranät förblir exakt som det är
- Er filstruktur förblir densamma
- Era behörigheter förblir desamma
- Er innehållshanteringsprocess förblir densamma
Tidslinje: 2-4 veckor för de flesta organisationer
Säkerhet och behörigheter (den viktiga biten)
Er data förblir säker:
- AI respekterar befintliga behörigheter
- Om du inte kan komma åt ett dokument visar AI inte info från det
- Ingen data skickas till tredje part för träning
- Kan deployas på er infrastruktur om det krävs
- Audit logs för alla frågor
Compliance täckt:
- GDPR-kompatibel
- Kan uppfylla finansiella tjänstkrav
- Sjukvård/NHS-kompatibel
- Myndighets-säkerhetsstandarder tillgängliga
Riktiga resultat från riktiga företag
Tillverkningsföretag (2 000 anställda)
- Tid att leta information: Ner 65%
- IT-supportärenden: Ner 40%
- Anställdnöjdhet med intranätet: Upp 50 NPS-poäng
Konsultfirma (500 anställda)
- Onboarding-tid för nyanställda: Minskad med 2 veckor
- "Var hittar jag X?" frågor till kollegor: Ner 70%
- Policyefterlevnad: Förbättrad (folk hittar och läser faktiskt policyer)
Detaljhandels huvudkontor (300 anställda)
- Butikschefsfrågor till HK: Ner 55%
- Tid att svara på rutinfrågor: Från timmar till sekunder
- HR-teamets admintid: Sparade 15 timmar/vecka
Vad det inte fixar (ärlighetsavsnitt)
Föråldrad information
Om era dokument är från 2018 ger AI 2018-svar. Ni behöver fortfarande hålla innehåll uppdaterat.
Saknad dokumentation
Om något inte är dokumenterat någonstans kan AI inte magiskt veta det. Men det KOMMER visa luckor.
Komplexa godkännandeflöden
AI kan förklara processen. Den kan inte ersätta era godkännandesystem.
Politiska/organisatoriska problem
Om ingen använder intranätet på grund av kultur hjälper AI men löser inte grundorsaken.
Kostnadsverkligheten
Vad ni betalar nu:
- Timmar av anställdas tid att leta efter saker
- Duplicerat arbete för att folk inte hittar befintliga resurser
- Felaktiga beslut från föråldrad information
- IT-support överväldigad av "var är X?" frågor
Vad AI kostar:
- Setup: Beror på komplexitet
- Löpande: Baserat på användning
- Typisk range: 5 000-20 000 kr/månad för medelstora företag
ROI-beräkning:
Om ni sparar varje anställd 30 minuter/vecka av letande...
- 200 anställda × 0,5 timmar × 300 kr/timme = 30 000 kr/vecka sparat
- Det är 1,56 miljoner kr/år i återvunnen produktivitet
Är detta rätt för er?
Bra passning om:
- Ni har massor av dokumentation ingen hittar
- Anställda frågar ständigt "var hittar jag X?"
- Er sökfunktion är i princip värdelös
- Att ersätta ert intranät är inte praktiskt
- Ni vill ha snabba vinster utan stora IT-projekt
Kanske inte om:
- Ni har väldigt lite dokumenterat innehåll
- Ni är ett pyttelitet team (under 20 personer)
- Ni planerar redan en full ersättning
Vill du se hur det ser ut?
Vi kan visa demo med exempelinnehåll liknande ert.
Eller, om ni är bekväma, kan vi göra en proof-of-concept med ert faktiska intranät.
30-minuters samtal för att se om detta ger mening för er organisation.